Como tornar sua denúncia ou consulta bem-sucedida?

Mantenha contato: Poder entrar em contato com o denunciante é um fator chave para o sucesso de uma investigação. Por isso, é importante que você acompanhe sua denúncia ou consulta para poder acompanhar o andamento do processo, responder às nossas perguntas ou fornecer informações adicionais. Você pode nos deixar um meio de contato sem revelar sua identidade.

Conte-nos todos os detalhes: Quanto mais informações você fornecer, maiores serão as chances de confirmação.
Mantenha estas recomendações em mente:

• Use canais como a linha telefônica, o e-mail ou o chat da EthicsGlobal, onde você pode interagir com agentes que o ajudarão a registrar sua denúncia.
• Forneça os nomes das pessoas envolvidas ou que possam ter conhecimento do incidente.
• Descreva o local e a data em que os eventos ocorreram.
• Se possível, forneça elementos que possam servir como evidência.
• Faça uma descrição detalhada dos acontecimentos.

Como posso acompanhar uma denúncia ou consulta que já enviei?

Ao finalizar o envio de sua denúncia ou consulta, você receberá um número de referência. Com esse número, você poderá acompanhar o status do processo e verificar se enviamos alguma mensagem, caso você tenha optado por não fornecer seus dados de contato. Você pode acompanhá-lo a qualquer momento.

Quanto tempo levará para resolver uma denúncia ou consulta já enviada?

A EthicsGlobal disponibiliza as informações ao responsável de Compliance correspondente em até 24 horas após o envio da denúncia ou consulta. Uma vez recebida, a empresa analisará a situação para resolver o caso.

Como Funciona?

A recepção de denúncias e consultas é gerenciada pela EthicsGlobal, uma empresa externa totalmente independente do SURA Asset Management (SURA AM) e especializada nessa área. Isso garante transparência e seriedade na gestão ética, respeitando os direitos dos denunciantes.

Temos diversos canais para receber denúncias ou consultas na Linha Ética, todos gerenciados pela EthicsGlobal:

1. Por meio deste portal, você pode preencher um formulário que solicita todas as informações necessárias para conduzir a investigação.

2. Por telefone, através dos seguintes números:

   
   

   Chile	0800-914-501
   Colômbia	01-800-5189191
   México	800-04-38422

   Peru	0800-78424
   Uruguai	000-416-205-6395

   
   
   

   Você será atendido por um especialista em tratamento de denúncias e consultas éticas da EthicsGlobal.

3. Você também pode enviar sua denúncia ou consulta por e-mail para sura-am@sistemaetico.com ou pelo Chat que você encontrará na plataforma.

Independentemente do canal escolhido, todas as denúncias ou consultas serão tratadas com confidencialidade, e o anonimato é garantido para denunciantes que solicitarem.

A. Recepção

As denúncias podem ser enviadas através dos diversos canais estabelecidos pela Empresa e serão centralizadas pela área de Compliance, que será responsável por reunir informações e, quando possível, buscar o máximo de detalhes sobre os fatos.

O Denunciante poderá registrar a denúncia de forma anônima. No entanto, nos casos em que optar por revelar sua identidade, a Empresa garantirá sigilo absoluto e estabelecerá medidas para evitar retaliações contra ele.

Cada denúncia será identificada com um número único de caso ou processo, que será sequencial de acordo com o momento do recebimento.

B. Classificação e Encaminhamento

As denúncias recebidas pela Empresa através de qualquer um dos canais habilitados serão classificadas de acordo com o assunto referenciado.

Uma vez recebida a denúncia, quando cabível, a Empresa será responsável por encaminhar o Relatório à Área Responsável.

C. Área Responsável pela Gestão

De acordo com a classificação da Denúncia, a Área Responsável ficará encarregada de direcionar e processar as denúncias atribuídas.

D. Submissão da Denúncia ao Comitê de Ética

Se a denúncia se referir a qualquer membro da Alta Administração e/ou do Conselho de Administração, deverá ser reportada diretamente ao Comitê de Ética local.

Se a denúncia envolver qualquer membro do Comitê de Ética local ou regional da SURA AM, o Comitê será imediatamente notificado, solicitando que o membro denunciado se abstenha da sessão, para que o Comitê possa analisar e decidir sobre o assunto.

Da mesma forma, em qualquer um dos casos acima, o Vice-Presidente Regional de Jurídico, Compliance, Riscos de Negócios e TI da SURA Asset Management deverá ser informado sobre esta situação, podendo intervir ou não na estratégia de investigação, bem como no reporte ao Comitê de Ética regional da SURA AM.

As atividades de divulgação de rumores infundados, submissão de denúncias ou fornecimento deliberado de informações falsas ou enganosas estarão sujeitas a monitoramento e análise. Se for comprovada má-fé na denúncia reportada, poderão ser aplicadas medidas disciplinares de acordo com o Regulamento Interno de Trabalho adotado pela Empresa.

E. Investigação

As Empresas terão autoridade para solicitar quaisquer informações que considerem pertinentes, desde que sejam suficientes e relevantes para conduzir a investigação conforme julgar necessário. Para isso, poderão utilizar áreas internas de negócios que sejam responsáveis ou especialistas no assunto a ser esclarecido, conforme estabelecido na Política Regional de Linha Ética da SURA Asset Management.

Durante o procedimento de investigação, as Empresas determinarão as regras para envolvimento de partes externas ou terceiros, referentes a todas as ações que contribuam para obtenção de elementos probatórios adequados relacionados aos fatos investigados, para verificação de possíveis condutas irregulares. Estas podem incluir, mas não se limitam a: conexões de rede, auditorias, reconhecimento ou inspeção, solicitação de pareceres ou serviços periciais, certidões em cartórios públicos, entre outros.

Para assuntos que por sua natureza devam cumprir disposições regulatórias, as Empresas poderão estabelecer procedimentos relacionados ao tratamento de denúncias para pessoal da área Comercial, Executivos, Assessores, Agentes Promotores, entre outros.

F. Implementação do plano de trabalho de investigação

A Empresa adota uma metodologia que distingue as seguintes etapas mínimas de investigação:

• Planejamento. Etapa preliminar destinada a definir o escopo, requisitos de informação, entre outros, que se conclui com as atividades a serem desenvolvidas e se delimita ao marco da investigação mediante geração de hipóteses.
• Execução ou Desenvolvimento: Etapa em que se realizam as atividades do plano de investigação.
• Relatório. Documentação dos principais elementos que constituem o trabalho de investigação, como antecedentes, conclusões ou achados com base nas evidências coletadas.

G. Reporte ao Comitê de Ética

O Comitê deverá ter ciência e, quando cabível, auxiliar na resolução de denúncias realizadas através dos canais que a Empresa estabeleceu para este fim. Para isso, contará com o apoio das áreas que julgar necessárias, conforme disposições dos Códigos de Conduta e regulamentos dos referidos comitês.

Quando pertinente, dependendo da relevância do assunto, o Comitê de Ética poderá atuar como órgão consultivo para resolver dúvidas sobre denúncias, investigações ou qualquer assunto relacionado à linha ética, ou questões éticas, bem como propor recomendações para ações de remediação adequadas que contribuam para fomentar a cultura ética da organização.

H. Denúncia Criminal

Quando durante o processo de gestão de denúncias for identificado que os fatos investigados possam constituir conduta que, de acordo com a legislação aplicável, possa ser considerada crime, a Empresa formalizará denúncia junto à autoridade competente e realizará todas as ações indicadas por referido órgão.

As consultas recebidas por meio dos canais de contato estabelecidos pela Empresa que estejam relacionadas à aplicação do Código de Conduta ou às políticas internas que o implementam serão processadas pela área de Conformidade, que será responsável por realizar os procedimentos necessários para resolvê-las.