¿Cómo hacer que tu denuncia o consulta sea exitosa?

Mantente en contacto: contar con la posibilidad de contactar al informante es un factor clave para el éxito de una investigación. Por eso es importante que hagas seguimiento a tu denuncia o consulta y así podrás conocer los avances del proceso, responder a nuestras inquietudes o ampliar la información. Puedes dejarnos un medio de contacto sin necesidad de revelar tu identidad.

Cuéntanos todos los detalles: entre más información, mayores son las probabilidades de confirmación.
Ten en cuenta estas recomendaciones:

• Utiliza canales como la línea telefónica, Correo electrónico o el chat de EthicsGlobal, donde puedes interactuar con agentes que te ayudarán a radicar tu denuncia.
• Informa el nombre de las personas implicadas o que puedan tener conocimiento del hecho.
• Describe el lugar y fecha donde ocurrieron los hechos.
• De ser posible aporta elementos que puedan servir como evidencia.
• Realiza una redacción detallada de los hechos.

¿Cómo puedo realizar el seguimiento de una denuncia o consulta que he presentado?

Cuando termines de radicar tu denuncia o consulta recibirás un número de radicado. Con este número podrás hacer seguimiento al estado del trámite y consultar los mensajes que te hayamos enviado en caso de que hayas decidido no informar tus datos de contacto. Puedes hacer seguimiento en cualquier momento..

¿En cuánto tiempo le darán solución a una denuncia o consulta ya hecha?

EthicsGlobal pone a disposición del responsable de Cumplimiento correspondiente la información en un marco máximo de 24 horas después de haber sido realizada la denuncia o consulta. Luego de recibida, la compañía analizará la situación para dar solución al caso.

¿Cómo Funciona?

La recepción de denuncias y consultas es gestionada por EthicsGlobal, compañía externa y totalmente independiente a SURA Asset Management (SURA AM), que además es especialista en la materia; de esta forma se busca garantizar la transparencia y seriedad de la gestión ética y el respeto por los derechos de los informantes.

Contamos con diversos canales para la recepción de denuncias o consultas a la Línea Ética, todos los cuales son gestionados por EthicsGlobal:

1. A través de este portal podrás diligenciar un formulario en el cual se solicitará toda la información necesaria para realizar la investigación.

2. Telefónicamente, a las siguientes líneas:

   
   

   Chile	0800-914-501
   Colombia	01-800-5189191
   México	800-04-38422

   Perú	0800-78424
   Uruguay	000-416-205-6395

   
   
   

   En las cuales te atenderá un experto en atención de denuncias y consultas éticas de la compañía EthicsGlobal.

3. También podrás interponer tu denuncia o consulta escribiendo al correo electrónico sura-am@sistemaetico.com o por medio del Chat que encontrarás en la plataforma.

Cualquiera que sea el medio que elijas, las denuncias o consultas serán tratadas de manera confidencial y se garantiza el anonimato para aquellos informantes que así lo requieran.

A. Recepción

Las Denuncias podrán ser presentadas a través de los diferentes canales dispuestos por la Compañía y serán centralizadas por el área de Cumplimiento, quien se encargará de recopilar la información y, en caso de ser posible, buscará la mayor cantidad de detalle sobre los hechos.

El Denunciante podrá realizar el reporte de manera anónima, sin embargo, en aquellos casos en los cuales decida revelar su identidad, la Compañía garantizará la estricta confidencialidad y establecerá medidas para prevenir que se tomen represalias en su contra.

Cada denuncia será identificada con un número expediente o folio que será único y consecutivo según el momento en que sea recibido.

B. Clasificación y traslado

Las Denuncias recibidas por la Compañía a través de cualquiera de los canales habilitados para tal efecto, se clasificarán según el tema al que se haga referencia.

Una vez recibida la denuncia, cuando así corresponda, la compañía será la encargada de dar traslado de la Denuncia al Área Responsable.

C. Área responsable de la gestión

De acuerdo con la clasificación de la Denuncia, el Área Responsable será la encargada de canalizar y dar trámite a las denuncias asignadas.

D. Presentación del Reporte al Comité de Ética

En el supuesto de que la denuncia refiera a algún miembro de la Alta Gerencia y/o Junta Directiva, se deberá reportar directamente al Comité de Ética local.

En el supuesto de que la denuncia recaiga sobre algún miembro del Comité de Ética local o regional de SURA AM, se notificará inmediatamente al Comité solicitando al miembro denunciado ausentarse de la sesión, para que el Comité analice y decida sobre la misma.

Del mismo modo, en cualquiera de los supuestos anteriores, se deberá hacer del conocimiento sobre esta situación al Vicepresidente Regional Legal, Cumplimiento, Riesgos Empresariales y TI de SURA Asset Management quien podrá intervenir o no en la estrategia de investigación, así como en el reporte al Comité de Ética regional de SURA AM.

Las actividades de transmisión o difusión de rumores sin fundamento, la presentación de denuncias o el suministro de información deliberadamente falsa o engañosa, serán objeto de seguimiento y revisión y, en caso de comprobarse la mala fe en la denuncia reportada, podrán ser objeto de medidas sancionatorios de acuerdo con el Reglamento Interno de Trabajo adoptado por la Compañía.

E. Investigación

Las Compañías tendrán la facultad de requerir la información que consideren pertinente siempre que sea suficiente y relevante para atender la investigación conforme así lo consideren para lo cual podrán valerse de las áreas internas de negocio que sean dueñas o expertas en la materia a dilucidar, según lo estipulado en la Política Regional de Línea Ética de SURA Asset Management.

Durante el procedimiento de investigación, las Compañías determinarán las reglas bajo las que se deba acudir a externos o terceros, refiriendo a todas aquellas diligencias que contribuyan a obtener elementos de convicción que resulten ser idóneos, y relacionados con los hechos investigados para la acreditación de alguna conducta irregular como pueden ser de manera enunciativa mas no limitativa, redes de vínculos, auditorías, reconocimiento o inspección, solicitud de dictámenes o servicios periciales, certificaciones ante fedatario público, entre otros.

En los asuntos que por su naturaleza deban atender a disposiciones normativas, las Compañías podrán establecer procedimientos relacionados a la atención de denuncias para personal del área Comercial, Ejecutivos, Asesores, Agentes Promotores, entre otros.

F. Aplicación del plan de trabajo para la investigación

La compañía adopta una metodología que distingue las siguientes etapas de investigación como mínimo:

• Planeación. Etapa preliminar que tiene la finalidad de definir el alcance, requerimientos de información, entre otros, que concluye con las actividades a desarrollar y se delimita al marco de la investigación generando hipótesis.
• Ejecución o Desarrollo: Es la etapa en la que se ejecutan las actividades del plan de investigación.
• Informe. Documentar los principales elementos que constituyen las labores de investigación, como puede ser los antecedentes, conclusiones o hallazgos en función de los elementos recopilados

G. Informe al Comité de Ética

El Comité debe conocer y en su caso coadyuvar a resolver las denuncias realizadas a través de los canales que la compañía dispone para tal efecto, para lo cual contará con el apoyo de las áreas que considere necesarias, atendiendo a lo estipulado en los Códigos de Conducta y reglamentos de dichos comités.

Cuando corresponda, en función de la relevancia del asunto, el Comité de Ética podrá actuar como órgano de consulta para resolver inquietudes acerca de las denuncias, investigaciones o cualquier asunto relacionado a la línea ética, o bien de temas éticos, así como proponer recomendaciones para las acciones de remediación conducentes que contribuyan a fomentar la cultura ética de la organización.

H. Denuncia Penal

Cuando en el proceso de gestión de la denuncia se identifique que los hechos investigados pueden constituir una conducta que de acuerdo con la legislación aplicable pueda ser considerada como delito, la Compañía realizará la denuncia ante la autoridad competente y llevará a cabo todas las acciones indicadas por dicha entidad.

Las consultas recibidas a través de los canales de contacto dispuestos por la Compañía que estén relacionadas con la aplicación del Código de Conducta o las políticas internas que los desarrollan, serán tramitadas por el área de Cumplimiento, quien se encargará de realizar las gestiones necesarias para resolverlas.